Les 10 automatisations zapier indispensables pour gagner du temps au quotidien - Zapier

Dans le monde professionnel actuel, la gestion efficace du temps est essentielle pour optimiser la productivité. Zapier, un outil puissant d’automatisation, permet de connecter différentes applications et de simplifier une multitude de tâches répétitives. Voici dix automatisations indispensables qui peuvent vraiment transformer votre quotidien professionnel.

Connecter votre messagerie à votre gestionnaire de tâches

En recevant des dizaines de courriels par jour, il est facile de laisser passer des tâches importantes. Une automatisation simple consiste à connecter votre messagerie à votre gestionnaire de tâches. Par exemple, chaque fois que vous marquez un courriel comme important dans Gmail, Zapier peut automatiquement créer une tâche correspondante dans Trello ou Asana.

Choisissez Gmail comme déclencheur et configurez-le pour détecter les courriels marqués comme importants.
Sélectionnez votre gestionnaire de tâches préféré (comme Trello ou Asana) comme action.
Définissez les détails de la tâche à créer, en incluant des informations clés extraites de l’e-mail.

Enregistrer automatiquement les réponses aux formulaires dans une base de données

Si vous utilisez des formulaires pour collecter des informations de la part de vos clients ou prospects, vous pouvez automatiser l’enregistrement de ces données. Par exemple, chaque fois qu’un formulaire Google Forms est rempli, Zapier peut transférer automatiquement ces données vers une feuille de calcul Google Sheets ou une base de données comme Airtable.

Sélectionnez Google Forms comme application déclencheur.
Configurez Zapier pour agir lorsque le formulaire est soumis.
Choisissez Google Sheets ou Airtable comme action et mappez les champs de formulaire aux colonnes correspondantes.

Créer des fiches de contact à partir de coordonnées reçues par email

Commerce électronique, services clients ou prospection B2B, les emails contiennent souvent des informations de contact précieuses. Avec Zapier, vous pouvez facilement extraire des coordonnées d’un courriel et créer des contacts dans votre CRM comme HubSpot ou Salesforce.

Configurez Zapier pour déclencher lorsque vous recevez un nouvel e-mail dans Gmail.
Utilisez un parseur d’e-mails pour extraire automatiquement les informations de contact importantes.
Configurez l’action pour créer un nouveau contact dans HubSpot ou Salesforce.

Automatiser le suivi des prospects

L’une des tâches chronophages en marketing est le suivi des prospects. Avec Zapier, vous pouvez automatiser des séquences de suivi par e-mail en fonction des comportements des utilisateurs. Par exemple, si un utilisateur s’inscrit à votre webinaire, vous pouvez automatiquement envoyer une série d’e-mails de suivi personnalisés.

Définissez un déclencheur basé sur une nouvelle inscription dans votre CRM ou service de marketing par e-mail.
Sélectionnez un service d’envoi d’e-mails comme Mailchimp ou ActiveCampaign pour gérer la séquence.
Créez une série d’e-mails de suivi et configurez les délais d’envoi appropriés.

Synchroniser les informations entre différents CRM

Si votre entreprise utilise plusieurs systèmes CRM (Customer Relationship Management), vous pouvez facilement perdre du temps à synchroniser des données. Zapier peut automatiquement transférer et synchroniser les informations de contact ou de prospect d’un CRM à un autre.

Choisissez le CRM source et configurez Zapier pour déclencher sur un nouvel ajout ou une mise à jour.
Sélectionnez le CRM de destination et configurez l’action pour créer ou mettre à jour les contacts.
Mappez les champs correspondants entre les deux systèmes CRM.

Créer des tâches dans votre gestionnaire de projets à partir de messages Slack

Slack est un excellent outil de communication, mais il peut aussi être utilisé pour créer des tâches directement à partir de messages. Par exemple, si un projet est discuté dans Slack, une tâche correspondante peut être créée automatiquement dans un outil de gestion de projets comme Asana.

Configurez le déclencheur pour Slack, basé sur des messages spécifiques ou des réactions d’émoji.
Sélectionnez votre outil de gestion de projets préféré comme Asana ou Trello.
Mappez les informations pertinentes du message Slack à la nouvelle tâche créée.

Envoyer des rappels de réunion automatiques

Envoyer manuellement des rappels de réunion peut vite devenir fastidieux. Zapier peut automatiser cette tâche en envoyant des notifications par e-mail ou SMS avant les réunions programmées sur votre calendrier Google Calendar ou Outlook.

Définissez un déclencheur basé sur un événement prochain dans Google Calendar ou Outlook.
Sélectionnez l’action d’envoi d’e-mail ou de SMS via un service comme Twilio.
Créez le contenu du rappel, en incluant les détails de la réunion extraits de l’événement du calendrier.

Partager automatiquement du contenu sur les réseaux sociaux

Pour les équipes marketing, la publication régulière de contenu sur les réseaux sociaux est cruciale. Zapier peut automatiser cette tâche en partageant automatiquement de nouveaux articles de blog ou mises à jour depuis votre CMS (Content Management System) vers vos profils de réseaux sociaux.

Configurez votre CMS comme WordPress pour agir comme déclencheur sur la publication d’un nouvel article.
Sélectionnez les profils de réseaux sociaux concernés comme Facebook, Twitter ou LinkedIn.
Définissez le format et le contenu des publications sociales générées automatiquement.

Gérer les demandes de support client efficacement

Si votre service client reçoit des tickets de support par e-mail, Google Forms ou tout autre moyen, Zapier peut les centraliser automatiquement dans une plateforme de gestion de tickets comme Zendesk ou Freshdesk. Cela permet une gestion plus fluide et efficace des demandes entrantes.

Choisissez l’application de réception des demandes (par exemple, Gmail ou Google Forms) comme déclencheur.
Sélectionnez votre outil de gestion de support (comme Zendesk ou Freshdesk) comme action.
Mappez les informations pertinentes des demandes aux champs nécessaires pour créer un ticket de support.

Suivi automatique des forfaits kilométriques pour les déplacements professionnels

Pour les professionnels en déplacement, la gestion des forfaits kilométriques peut être automatisée. Zapier peut connecter des applications de suivi GPS ou des formulaires de déclaration de kilométrage à une feuille de calcul ou une application RH pour compiler automatiquement les données de déplacement.

Sélectionnez une application de suivi GPS ou un formulaire comme déclencheur.
Choisissez une feuille de calcul Google Sheets, une base de données ou une application RH comme action.
Mappez les données de kilométrage pour une importation automatique dans le format souhaité.

En intégrant ces automatisations basées sur Zapier dans vos flux de travail quotidiens, vous pouvez non seulement gagner du temps mais aussi améliorer de manière significative votre efficacité opérationnelle. Les possibilités sont pratiquement infinies. Alors, n’attendez plus et commencez dès maintenant à explorer les fonctions de Zapier pour révolutionner votre gestion du temps et booster votre productivité.